Vaasan Kalevalaiset ry
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYILMOITUS
1. Rekisterinpitäjä
Vaasan Kalevalaiset ry
jäsenvastaava: Laura Hellbom
2. Henkilötietojen käsittely
Käsittelemme sinulta saamiamme tietoja, jotka olet antanut meille liittyessäsi jäseneksemme /
ilmoittautuessasi tapahtumaan tai retkelle. Käsittelemme henkilötietojasi jäsenasioiden ja tiedottamisen hoitamiseksi.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Tässä informointiasiakirjassa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään seuraavia tietoa jäseniksi ja/tai tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä:
4. Jäsenrekisteri
Yhdistyksen jäsentiedot säilytetään 1.3.2021 alkaen Kalevalaisten Naisten liiton keskitetyssä
jäsenrekisterissä. FloMembers on kotimainen, internetissä toimiva sovellus, jossa jäsentiedot ovat tallessa ja turvassa. Jäsenrekisteristä vastaa yhdistyksen jäsenvastaava ja jäsenasiat hoidetaan ohjelman avulla tietoturvallisesti EU:n tietosuoja-asetuksen GPDR:n mukaisesti. Jäsenyhdistys Vaasan Kalevalaiset ry on edelleen rekisterinpitäjä. Kalevalaisten Naisten Liitto ja FloMembers ovat tietojen käsittelijöitä. Vastuu henkilötiedoista on edelleen jokaisella jäsenyhdistyksellä. Muutokset (osoitteenmuutokset, lisäykset ja poistot) ilmoitetaan edelleen oman yhdistyksen kautta jäsenvastaavalle. Liitto ei ota vastaan jäsenmuutoksia. Yhdistysten jäsenrekisterinhoitajat käyttävät FloMembersiä ja muutokset näkyvät myös Liitossa reaaliajassa. Näin osoitteet ovat aina valmiina Pirta-postitukseen.
5. Tietojen vastaanottajat
Tietosi voidaan tarvittaessa toimittaa viranomaisille ja kattojärjestöllemme Kalevalaisten Naisten Liitolle, sekä erilaisille tapahtuma- ja matkajärjestäjille. FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU:n alueella sijaitsevalle palvelimelle. Jäsenten tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle, mutta suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköposti- ja tekstiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
6. Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietojasi jäsenrekisterissä niin kauan, kuin se on edellä kuvattuihin käsittelytarkoituksiin tarpeen. Jäsenyyteen liittyvät tiedot säilytetään jäsenyyden ajan ja ne poistetaan, kun jäsenyyden päättymisestä on kulunut 6 kk. Tapahtuminen ja retkien osallistuja tiedot poistetaan kolmen kuukauden
sisällä siitä, kun tapahtumaan tai retkeen liittyvät rahaliikenne voidaan katsoa loppuun hoidetuksi. Henkilötietoja voidaan, joko kokonaan tai osittain, säilyttää tätä pidemmän ajan, mikäli meillä on säilyttämiseen laissa, kuten kirjanpitolaissa, säädetty peruste tai mikäli henkilötietojen pidemmälle
säilyttämiselle on jokin muu oikeutettu peruste. Tällaisissa tapauksissa henkilötietosi tuhotaan ilman aiheetonta viivytystä heti, kun tietojen säilyttämiselle ei ole enää tarvetta. Arvioimme henkilötietojesi tarpeellisuutta ja täsmällisyyttä edellä kuvattuihin tarkoituksiin säännöllisesti.
7. Oikeutesi rekisteröitynä
Sinulla on oikeus pyytää:
➢ pääsyä henkilötietoihisi sekä vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
➢ henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä;
➢ ja saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Koska henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomioithan, että tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit käyttää yllämainittuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuihin yhteystietoihin. Mikäli katsot tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksiesi tulleen loukatuiksi, voit tehdä asiasta valituksen valvontaviranomaiselle (tietosuojavirastolle).
Tämän asiakirjan sisältö päivitetään vuosittain maaliskuussa.
Päivitetty 29.03.2026
KALEVALAISTEN NAISTEN LIITON TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT:
https://www.kalevalaistennaistenliitto.fi/liity-jaseneksi/
LISÄTIETOJA JÄSENREKISTERISTÄ:
https://flomembers.fi